بازخورد های منفی را چگونه به کارمندان منتقل کنیم؟ - وبلاگ علیکایی

زمانی که هر فردی بداند در کجای راستا قرار گرفته و از او انتظار می رود که به چه نقطه ای برسد، انگیزه بیشتری برای کوشش مضاعف و بازده بالاتر خواهد داشت. برخی مدیران ترجیح می دهند برای هر موردی، خود و کارمندشان را وارد بحث های ناراحت نماینده ننمایند.

اگرچه این راهکار در برخی از موارد جزئی بسیار مؤثر خواهد بود، اما در بسیاری از موارد نیز ممکن است صدمات جبران ناپذیری را به فرد یا مجموعه وارد کند. مدیرانی که سعی می نمایند برای جلوگیری از بحث های ناخوشایند با کارکنان، بازخورد های خود را فقط در جمع بندی های عملکرد سالانه بیان نمایند به فرد حس تنبیه شدنی را می دهند که حتی علتش را نیز به خاطر نمی آورد یا اصلا نمی دانسته که اشتباه است.

اگر مدیری بتواند بازخورد های منفی را به صورت شفاف، محترمانه و با همدلی بیان کند، می تواند جلسه ارائه بازخورد را به جلسه قوی انگیزشی برای فرد مبدل کند. در ادامه هفت راهکاری را که می تواند به بسته بندی بهتر بازخوردهایتان هنگام ارائه یاری کند، آنالیز خواهیم کرد.

بدانید نتیجه مد نظرتان چیست

پیش از آن که شتاب زده بازخوردتان را به کارمندتان انتقال دهید، خوب فکر کنید و ببینید که دقیقا چه نتیجه ای مورد نظرتان خواهد بود. هدف از ارائه بازخورد به کارمندان این است که به درستی بتوانید به آن ها نشان دهید که در چه صورتی خودشان، جایگاهشان، گروه کاری شان و در سرانجام کل مجموعه پیروز خواهند بود.

علاوه بر این برای رفع نقصان های موجود ضروری است فرد به خوبی درک کند که چه انتظاراتی را باید برآورده کند و قرار است در سرانجام به کجا برسد که نتیجه مورد نظر را به دست بیاورد.

مدیرانی که بدون هیچ برنامه ذهنی وارد چنین بحث های دشواری می شوند باید این ریسک را نیز بپذیرند که خیلی احتمال دارد بحث منحرف گردد و در نهایت به نتیجه دلخواهشان نتوانند دست پیدا نمایند، بنابراین برای پیشگیری از چنین شرایطی کافی است پیش از آغاز چنین بحثی از خودتان دو سؤال ساده بپرسید؛ هدف از این بحث چیست؟ نتیجه ایده آل برای این بحث چه خواهد بود؟

کوشش کنید تا از دریچه آن ها به اوضاع نگاه کنید

همیشه کوشش کنید تا اول درک کنید، پیش از آن که درک شوید. همان طور که گفته شد، بسیاری از کارمندان زمانی که مورد انتقاد قرار می گیرند حالت تدافعی به خود می گیرند و به هیچ عنوان پذیرای صحبت ها نخواهند بود. برای این که بتوانید از به وجود آمدن چنین شرایطی جلوگیری کنید، بهتر است این فرصت را به فرد بدهید تا افکارش، نحوه عملکردش در آن شرایط خاص یا علت روشی که برای انجام مسؤولیتش اتخاذ نموده بود را برایتان بازگو کند.

دادن این فرصت به فرد به شما یاری خواهد نمود تا بهتر بتوانید ریشه و علت موضوع را که شاید فقط نشأت گرفته از برداشت نادرست فرد از موضوعی یا چالشی غیر منتظره بوده را درک کنید. یکی از پایه ای ترین مهارت هایی که هر کارآفرین یا مدیری به آن احتیاج خواهد داشت، گوش دادن فعال است. حتی اگر به عنوان مدیر مجموعه قرار باشد انتقاد سازنده ای را برای بهبود عملکرد کارمندتان به او بدهید باید کوشش کنید تا تعادل جلسه را بین دو طرف به خوبی برقرار کنید و در طول بحث متکلم وحده نباشید.

بر اساس نتایج مطالعات، 47 درصد کارمندان قبول دارند که مسائل شخصی موجب کاهش عملکردشان می گردد. درصدی که قابل چشم پوشی نیست! بنابراین اگر زمانی را برای ایجاد ارتباط با کارمندانتان صرف کنید، در زمان مورد احتیاج نیز درک بهتری از علت عملکرد ضعیفشان خواهید داشت. در چنین شرایطی پیدا کردن راهکار مناسب برای رفع شرایط به وجود آمده نیز آسان تر خواهد بود.

زمانی که رابطه درستی با کارمندانتان شکل داده باشید می توانید هنگام ارائه بازخورد منفی، بر اساس تجربیاتتان به آن ها راهکار های مناسب برای رفع کردن مسائلشان نیز ارائه دهید و به این ترتیب گفت وگوی محبت آمیز ای را برای رفع کردن نواقص و پیشبرد اهداف پیش رو ایجاد خواهید کرد.

فرضیات را کنار بگذارید

در بسیاری از موارد مدیران ناخودآگاه بر مبنای احساسشان از شخصیت افراد عملکردشان را قضاوت می نمایند. معمولا در بحث ها هر طرف بحث برداشت خاص خودش را از صحبت ها خواهد داشت. بی توجهی به این موضوع می تواند به ایجاد مسائلی در فرایند بحث منجر گردد.

این که در طول برداشت برخی منظور ها اشتباه برداشت گردد بسیار رایج است، اما به عنوان مدیر یک مجموعه باید بتوانید به جای تمرکز بر حاشیه ها یا گیر کردن به برخی جمله ها یا حتی پیش فرض های ذهنی که در مورد فرد دارید، ذهن خود را بر واقعیات و شرایط موجود منسجم کنید.

به عقیده کارشناسان کسب وکاری بسیار مهم است که در شرایط مختلف آن ها را فارغ از فرد آنالیز کنید و در موردشان تصمیم بگیرید؛ بنابراین پیش از ارائه بازخورد ابتدا، مدارک موجود را به خوبی آنالیز کنید و بر اساس مدارک و حقایق در مورد نحوه برخوردتان با موضوع تصمیم بگیرید. این کار یاری می نماید تا هر زمان که احساستان خواست وارد عمل گردد، بتوانید اوضاع را به خوبی مدیریت و کاملا منطقی رفتار کنید. این موضوع همچنین به انسجام بیشتر مجموعه و افزایش بهره وری افراد بدون اعمال سلیقه شخصی خواهد انجامید.

فضای بی خطری ایجاد کنید

هر بازخوردی، چه مثبت و چه منفی، باید در زمان و مکان مناسب منتقل گردد تا بتواند بیشترین اثرگذاری را به دنبال داشته باشد. اما همیشه این نکته را به خاطر داشته باشید که همان قدر که ارائه بازخورد مثبت و تشویق در جمع اثرگذارتر خواهد بود، بازخورد منفی بهتر است که به صورت فردی منتقل گردد.

ایجاد فضای بی خطر به این معنی است که تفاوت میان ارائه روش سالم و ناسالم ارائه بازخورد منفی را به خوبی درک کنید. زمانی که بتوانید بدون آسیب زدن به فرد بازخورد منفی تان را به روشنی منتقل کنید، فرد نیز پذیراتر آن را دریافت می نماید. در حالی که ارائه بازخورد منفی به شیوه نامناسب ممکن است فرد را در حالت تدافعی قرار دهد و حتی کارایی و اشتیاق فرد را برای ارائه کار بهتر از بین ببرد.

به عقیده روان شناسان، فریاد زدن و تحقیر افراد در جمع به دلیل عملکرد ضعیفشان نه تن ها نتیجه مثبتی به دنبال نخواهد داشت، بلکه با افزایش حس نارضایتی و خشم، عملکرد آینده فرد را نیز کاهش خواهد داد؛ بنابراین علاوه بر بیان خصوصی، در طول صحبت آرامش خود را حفظ کنید. انتخاب واژه مناسب نیز می تواند به ایجاد آمادگی در فرد برای پذیرش صحبت ها و دیدن سهم خود در اتفاق موجود یاری کند. زمانی که با لحن تند به سمت فرد حمله کنید، بدون شک پیش از آن که به حرفتان گوش کند آغاز به دفاع از خود در برابر حرف های شما خواهد نمود. سعی کنید در طول بحث گوش شنوایی برای توضیحات فرد داشته باشید و حتی از خودش نیز برای ارائه راهکار مؤثر برای مشکل به وجود آمده یاری بگیرید.

نیرو محرکه تغییر باشید

سعی کنید حس مسؤولیت پذیری را در آن ها با آنالیز های دوره ای عملکرد و مطمئن شدن از این که کارمندانتان در راستا بهبود و پیشرفت هستند، تقویت کنید. بر اساس نتایج مطالعات 91 درصد کارمندان، احساس قابل اعتماد بودن را یکی از احتیاج های ضروری در محیط کار می دانند. مدیرانی که از نظرات افراد برای ترسیم نقشه راه رسیدن به نتیجه مورد نظر استفاده می نمایند این پیغام را به آن ها القا می نمایند که به توانایی شان برای دستیابی به این نتیجه اطمینان دارند.

در طول راستا نقاطی را به عنوان نقاط عطف تعیین کنید، اهداف مشترکی را تعیین کنید و در طول راستا با حمایت و دنبال کردن راستا حرکتشان، انگیزه آن ها را دو چندان کنید. پرسیدن سؤالاتی مانند این که فکر می کنی چطور می توانم یاریت کنم؟ یا احساس می کنی در چه زمینه ای احتیاج به بیشتر آموختن داری؟ به شما یاری می نماید که بهترین حمایت مورد احتیاج را برای دستیابی به اهداف مورد انتظارتان برای کارکنانتان فراهم کنید.

بازخورد را در مجموعه رایج کنید

به عنوان مدیر نباید فقط بازخورد های منفی را به کارمندانتان منتقل کنید. بر اساس نتایج مطالعه ای که در دانشگاه هاروارد اجرا شده، 82 درصد از کارمندان آمریکایی احساس می نمایند که مدیرانشان درک درستی از کوشششان ندارند. در مطالعه دیگری 69 درصد از کارمندان گفته بودند در صورتی که کوشش هایشان دیده گردد انگیزه بیشتری برای افزایش کارایی شان خواهند داشت؛ بنابراین ایجاد فضایی که در آن بازخورد های مثبت و منفی به صورت مداوم به افراد داده می گردد بسیار کاراتر از هر روش دیگری در جهت پیشبرد اهداف مجموعه عمل خواهد نمود.

معمولا بازخورد های کسی برایتان اثرگذار خواهد بود که مداوما به صورت شفاف انتظاراتش را از شما بیان می نماید، زمانی که کاری را به خوبی انجام می دهید به آن اذعان دارد و جایی که می توانید با کوشش بیشتر آن را بهبود ببخشید به شما نشان می دهد.

استفاده از فرصت پیش آمده برای آموزش

کارمندان احتیاج دارند بدانند برایشان ارزش و احترام قائل هستید، حمایتشان می کنید. هیچ فردی دوست ندارد با او مانند کودکی که والدین خشمگینش توبیخش می نمایند، رفتار گردد. جلسات ارائه بازخورد می تواند فرصت خوبی برای هدایت و هدایت کارمندانتان باشد. در ابتدا سعی کنید در مورد نقاط قوت کارمندتان صحبت کنید و به مرور بحث را به سمت مواردی ببرید که احتیاج هست تقویت شوند.

زمانی که می خواهید در مورد بهبود عملکرد در زمینه ای صحبت کنید باید عملکرد کنونی را با آنچه در آینده مورد احتیاج است مقایسه کنید و زمانی که در مورد نقاط قوت و پیشرفت ها صحبت می کنید باید عملکرد فرد در گذشته را با عملکرد کنونی اش مقایسه کنید.

همچنین در طول بحث باید نشان دهید همه با هم در یک کشتی هستید و شما در مقابلش قرار ندارید، بلکه در کوششید تا با بهبود برخی از نقاط ضعف به پیروزیت فرد و در نهایت پیروزیت مجموعه یاری کنید.

منبع: Forbs